給在家工作之 Mac 使用者遠距辦公的十項實用秘訣

研究好幫手

對於經常在網路上搜集資訊進行研究的工作者，除了已有的書籤、閱讀列表等工具，Siri 也可以提供許多助益。若想稍後再詳加閱讀網頁內容，不妨叫出 Siri 設定在特定時間提醒瀏覽。Mac 會新增提醒事項包含此連結，以便有空時再瀏覽該頁面。

設定 VIP

若與一個團隊工作，或者有重要客戶不得怠慢，務必在「聯絡人」中為這些人個別建立名片，然後再將這些聯絡人設定為 VIP：在「郵件」中選擇一封由這些聯絡人寄來的電子郵件，在信件標頭中點選該聯絡人名稱，選擇「加入 VIP」。日後，只要是 VIP 名單上的人所寄來的電子郵件，系統會特別提醒，並且至「VIP 信箱」就可以迅速看到這些郵件。

更甚者，還可以至 iPhone 「設定 > 電話 > 播報來電者」，設定 Siri 通報來電者，並選擇通報時機：總是通報、戴著耳機或開車時，僅限戴著耳機時，或永不通報。

召集會議

建立聯絡人名片後，便可透過 Siri 發送郵件、訊息、或撥出電話，或者利用 Siri 安排會議：叫出 Siri，說出「與（聯絡人名字）開會」指令。Siri 會記下會議時間並發出邀請給該聯絡人。Siri 還可以重新安排會議時間，比如說：「將 10:30 的會議改成下午 3 點」。

檢查行事曆

毋需自行打開行事曆來檢視行程 — Siri 就可以告訴您。您可以詢問今日、明日或下周會有哪些行程，或者詢問未來特定日期，如：「我在 11 月 3 日有任何行程嗎？」

Mac 的「行事曆」快速鍵

Apple 筆記型電腦或觸控板提供「行事曆」相關鍵盤快捷鍵及手勢：

兩根手指於觸控板上下滑動，可在整月顯示模式中移至前後月份。
兩根手指於觸控板左右滑動，可在整週顯示模式中檢視不同星期。
兩根手指於觸控板左右滑動，可在整日顯示模式中切換不同日期。
Command 鍵搭配 1、2、3 或 4 數字鍵：分別切換到「日」、「週」、「月」或「年」檢視方式。
Shift + Command + T 組合鍵：前往指定日期。（Command + T 組合鍵則返回今日）。
Command + N 組合鍵：新增行程；或選擇一個現有行程，然後按 Command + E 組合鍵編輯所選行程。
Tab 鍵：選取下一個行程，或按 Shift + tab 組合鍵回到前一個行程。

設定行事曆提示

在「行事曆」中新增行程時，是否覺得系統預設的提示時間不符所需？不妨更改預設提示，就不必每次手動調整。

打開「行事曆」偏好設定。
切換到「提示」標籤頁。
這裡有三種不同分類的預設提示：行程，整日行程和生日。
根據每一種行程設置預設值 – 比如說在重要會議一週前收到提示。
可選擇讓這些設定一併套用到所有 iCloud 裝置，或只在這台 Mac 上使用這些預設提示。

列出行程清單

有一個隱藏版秘訣，可列出所有未來行程 – 只需在搜尋欄位中輸入””，便可看到之後所有行程清單。點選任一行程，查看行程細節。

一切井井有條

「行事曆」的行程中可加入文件等附件，召開會議時，便可藉此輕鬆取得會議所需資料。甚至讓「行事曆」自動打開附件：

新增行程，或選擇既有行程並以 Command + E 組合鍵來編輯行程。
按一下「提示」，在已有的提示旁按一下「+」號或先新增提示再按「+」號。
點選提示時間以顯示下拉式選單，選取選單最下方的「自訂…」。
隨後出現的視窗中，第一個選單包括：「含提示聲的訊息」、「電子郵件」及「打開檔案」。
這裡要選取的是「打開檔案」，並選取所要的檔案。針對需要的每一份檔案建立提示。

行程開始時，就會看到所有設置的文件都已自動開啟。

另外，還可利用 Automator 腳本在設定日期自動執行，這對高度自動化的定時工作流程相當好用，例如每週備份。

共享行事曆

大多數商務專業人士手上都有至少一台 Apple 裝置，不妨善加利用共享行事曆功能。因為其他人可以讀取及編輯共享行事曆，故切勿共享所有行事曆，只要共享特定行事曆就好。在 Mac 上選擇行事曆，然後按一下行事曆後面的廣播符號，在「共享對象」中輸入欲邀請其共享行事曆之人員名稱或電子郵件地址，以逗號分隔。Mac 將對這些人發出共享行事曆的邀請通知。

善用其他服務

「行事曆」與「聯絡人」app 可與第三方服務（如 Google 及 Microsoft Exchange）同步。在 Mac上，只需打開選單「行事曆 > 加入帳號」，依螢幕上的指示設置服務，允許其與 Mac 同步。這樣一來，Mac 亦可使用其他系統提供的功能，來建立工作用行事曆並安排會議。