iPhone、iPad、Mac 上的實用生產力工具：「備忘錄」

iPhone、iPad 及 Mac 上的「備忘錄」app 一直不斷改進，添增不少協作功能，現在這儼然成為一款實用的生產力工具，能在工作上幫助團隊合作。以下列出使用「備忘錄」的幾個實用小技巧。

以圖庫檢視

以列表方式檢視備忘錄，有助於快速掌握多項主題；但以圖庫方式檢視，能更直觀地檢視備忘錄。圖庫方式可顯示備忘錄概觀視圖及內容的前幾個字。

在 iPhone/iPad 上以圖庫檢視備忘錄：點一下「…」按鈕，選擇「以圖庫檢視」。

在 Mac 上以圖庫檢視備忘錄：在「備忘錄」中，按一下第二欄上方的四方塊圖像，或使用 app 選單中的「顯示方式 > 圖庫」。

檢視附件

藉由標籤、檔案夾、標題和圖像，可幫助「備忘錄」井井有條。不過，若習慣使用「備忘錄」 來紀錄各式各樣的資訊，包括網址、地圖、文件等等，使用「附件瀏覽器」可以更快找到需要的資訊。點一下 iPhone/iPad 上「…」按鈕，選擇「檢視附件」；或在 Mac 上選擇「顯示方式 > 顯示附件瀏覽器」。

加入標籤

自 iOS/iPad OS 15 和 macOS Monterey 開始，提供備忘錄的標籤功能。標籤會透過 iCloud 同步。每項備忘錄皆可指派多個不同標籤，以便建立智慧型檔案夾，以便管理來自不同檔案夾及不同主題的項目。

輸入井字號（#）再輸入文字以建立標籤，例如 #usefulnotestips 。

不過，備忘錄的標籤的用途僅限於此應用程式中，無法跨應用程式使用，因此 Mac 上的智慧型檔案夾或 iPhone 的「檔案」中不會找到加上標籤的備忘錄。在備忘錄加上標籤後，備忘錄的側邊欄下方便會顯示目前所有標籤。

智慧型檔案夾

智慧型檔案夾是集中相關備忘錄的實用方法。建立檔案夾後，可藉由「…」按鈕取用檔案夾命令，如共享檔案夾、排序、新增檔案夾、重新命名檔案夾，或將其轉換為智慧型檔案夾。

若將一般檔案夾轉換成智慧型檔案夾，原檔案夾中的備忘錄都會加上檔案夾名稱的標籤。不過，內含子檔案夾的檔案夾、共享檔案夾，或內含鎖定備忘錄的檔案夾，皆無法轉換成智慧型檔案夾。

排序備忘錄

每個檔案夾皆可個別設定其備忘錄排序方式。點選檔案夾的「…」按鈕，選擇備忘錄的排序方式。預設排序方式是根據備忘錄的編輯時間，亦可改成依照最新到最舊、最舊到最新、標題或製作日期來排序，方便使用者以最順手的方式來管理。

已勾選的完成項目

若不想讓已完成且勾選的檢查表項目移到列表最下方，在 iPhone 上打開「設定 > 備忘錄」，將「排列已勾選的項目」設為「手動」。在 Mac 上，則是打開備忘錄的偏好設定，取消「自動排序勾選的項目」。

共享備忘錄及檔案夾

共享備忘錄很簡單（共享檔案夾亦然）。在 iOS 上，選擇一則備忘錄，點選「…」按鈕，再選擇「共享備忘錄」。在 Mac 上，按一下備忘錄上方有個帶有+號的人像按鈕。

• 系統會詢問共享權限，這有兩個選擇：「可更動」或「只能檢視」。
• 此外，還要選擇傳送共享邀請的方式，包括：郵件、訊息或其他應用程式。
• 最後，還要選擇此共享備忘錄的開放程度。可允許被邀請共享的成員可將此備忘錄分享給其他人；或者不讓其他成員再分享出去，以免太多人知道。

在 iOS 15 和 macOS Monterey 中，可利用提及功能，讓協作成員知備忘錄的內容已被更改。只需在備忘錄中輸入 @ 符號並接著輸入成員名稱即可。

輸出 PDF

在 Mac 上，選擇「檔案 > 輸出為 PDF」即可將備忘錄輸出為 PDF 檔案。

在 iOS 上的步驟較多：先點選「…」按鈕，再點選「列印」。在「列印」對話框中，將兩根手指向外撥，可全螢幕預覽列印內容。轉成全螢幕預覽畫面時已將此輸出為 PDF 檔案，可將它放入「書籍」中，或透過電子郵件、訊息、AirDrop 等與其他人共享。

查看共享備忘錄的編輯活動

若要看看其他人對共享備忘錄進行了哪些編輯活動，按住備忘錄不放並由左滑到右，便可看到所有編輯活動的時間日期列表，以及哪些人曾經編輯過。