醫藥業 – 友華生技以 iPad 行動方案提升企業效率

友華生技成立於 1982 年，剛開始以西藥代理商起家，如今蛻變為全方位醫藥生技企業。產品線囊括處方用藥及眼科醫材、醫學美容保養、嬰幼兒營養保健及成人營養保健等各大領域，並成立子公司友霖、友杏專注於新藥之研發製造，是國內少數能夠垂直整合藥物研發、臨床試驗、製造及藥品銷售等核心能力的跨國性藥廠。

友華生技旗下有數百名業務人員，經常必須拜訪客戶，包括醫師、醫院、藥局等等。早期業務人員總是要隨身攜帶許多產品說明文件向客戶說明，沈重又不易整理，十分不便。拜訪完客戶之後，須將訪談客戶所獲得的資訊記錄下來，建立客戶資料卡。客戶資料卡通常厚厚一疊，不可能隨身攜帶，得回到公司才能處理。若談成訂單，則打電話回公司請內勤人員處理，仰賴內勤的協助。
隨著行動科技的發達與智慧型手機普及，近年來業務人員逐漸改用智慧型手機展示產品資訊，並以通訊軟體與公司內勤人員聯絡。但是手機的螢幕過小不易閱讀，向客戶展示說明時，得不停地縮放螢幕。而且越來越多員工希望行動在外時能用自己的行動裝置存取公司資源，連帶必須考量資安上的風險。IT 部門要針對各種不同設備提供支援及準備，無形中增加負荷。

有鑑於此，友華生技決定引入 iPad 行動方案。iPad 螢幕較手機寬廣，觀看體驗較為舒適，適合用來向客戶進行說明簡報。所有產品相關文件均已數位化，可全數使用行動裝置管理後台（MDM）推播存入 iPad 中，減少業務人員的負擔。若產品內容更新，相關文件隨之即時更新。iPad 不只儲存靜態書面文件，還可以動態簡報展示。當業務人員利用協力廠商專為友華生技所開發的 app 做簡報時，app 會紀錄客戶在每一張簡報的停留時間。這些數據會提供給市場行銷部門，統計分析出客戶最有興趣的簡報主題內容，作為產品行銷方向的輔助參考。
「當初選擇適用的平板電腦時，我們曾召開內部專案會議做過評估，」友華生技資訊處處長陳俊銘表示，「iPad 的螢幕尺寸及可攜性均符合我們的需求，最重要的原因是，Apple 的資訊安全更加嚴謹。」由於友華生技與協力廠商開發的專用 app，會與公司內部的 CRM（客戶關係管理）系統及其他資源連接，特別重視資訊安全。公司也有相關 SOP 規範員工在 iPad 上自行安裝軟體，在顧及資安下，員工可多方嘗試、激發出更多數位創意。而 Apple 的 App Store 的軟體審核相當嚴格，不輕易放行惡意軟體，且 iPad 上的核心元件能為軟體和硬體提供安全保護，並內建硬體加密晶片。即使開放員工自行下載 app，也較不用擔心裝置被惡意軟體駭入。「iPad 管理相當容易，」陳處長說道，「iPad 系統版本一致，沒有版本分散的問題，在管控上，只要專注於當下版本就好了。」

現在，業務人員出外拜訪客戶之後，即利用手上的 iPad 連回公司的 CRM 系統，填寫客戶資訊及每日報表，即時向公司匯報最新訊息，甚至利用拜訪客戶間隔的空檔，便可完成這些文書工作，毋需等到回公司再以電腦處理。如此一來，業務有更多時間拜訪、服務客戶及爭取更多訂單機會。當成交一筆訂單，業務人員藉由 iPad 進入公司的 BPM （企業流程管理）網站直接輸入訂單，不必再透過內勤人員處理。友華生技的 BPM 網站在訂單的電子簽核流程經過精心設計，儘量提供選項輸入，減少繕打，大幅提升工作效率。
iPad 不但是業務人員的工作利器，也是教育訓練的有效工具。友華生技的人力資源部門亦與協力廠商研發了一套員工訓練專用 app。利用工作閒暇，業務人員可登入 iPad 上的教育訓練 app 自修，不受時間與空間的限制。員工學習過的所有內容都會被記錄下來，員工可翻看歷史紀錄，了解自己的學習進度。有時公司亦會設計活動，以點數獎勵機制，激勵員工使用 app 學習，幫助員工成長進步。

友華生技採用 Apple 授權企業經銷商提供的租賃服務方案，以兩年為期，到期後汰舊換新，確保企業使用最新最安全的 iPad 機種。員工手上的 iPad 裝置一律以雲端 MDM 伺服器管理，所有必要的 app、文件及公司訊息，均透過 MDM 伺服器統一推播至 iPad。友華生技甚至將此 iPad 行動方案推展到海外子公司。友華生技的企業版圖擴及菲律賓、馬來西亞、香港、新加坡等地區，海外員工手上的 iPad 同樣地以總公司的 MDM 伺服器統一管理。即使遠距千里之外，海外分公司員工依然可即時收取與總公司同步的最新資訊，毫無資訊落差，增加海外子公司對於總公司的向心力。「這讓海外同事感覺與總公司很貼近，近到好像只隔了一台 iPad 的距離。」友華生技腫瘤醫學處處長陳政廷如此妙喻。
友華生技的 iPad 行動方案，不僅展現了對專業及資料安全的堅持，更鼓勵員工自我學習，力求團隊創新，完全展現其以人為本的企業核心價值，並大為提升對客戶管理、產品推廣以及員工訓練的效率。